Hoe maak je een to-do lijst dat past in een dag?

checklist-2077022_960_720 > Hoe maak je een to-do lijst dat past in een dag? | inVerbinding

Je actielijst staat vol, je kunt 2 dagen vullen met wat je vandaag wilt doen en alles heeft prioriteit! Je weet niet waar je moet beginnen, dus onrustig schuif je wat papieren heen en weer.

Als je begint met het voorbereiden van die meeting, moet je eerst alle stukken erbij zoeken en dat kost nu te veel tijd. Maar als je start met de offerte voor die klant, ben je gauw 2 uur bezig en dan kom je zeker niet toe aan het aanleveren van de cijfers voor dat belangrijke project…
Moeilijk hè dat kiezen!

Je weet even niet waar je moet beginnen, dus kijk je eerst maar even naar je mail. Daarin staat een spoedje waarmee je aan de slag gaat. Van het een rol je in het ander en voor je het weet is de dag voorbij. Je hebt er niet meer aan gedacht om naar je to-dolijst te kijken, waar toch echt belangrijke prioriteiten op stonden.

Aan het eind van de dag constateer je: weer vergeten die potentiële klant te bellen. Weer die vergadering onvoorbereid bijgewoond. En nu moet je toch echt even mailen dat je pas morgen de cijfers kunt opleveren.

Wat zou het fijn zijn… als je ’s morgens je werkkamer binnenkomt, je to-dolijst ziet liggen en ontspannen met een kopje koffie bepaalt waar je mee start. En dan gewoon aan de slag! Weg met het gedoe, het gedrentel, gewoon lekker aan het werk. De belangrijke dingen pak je meteen op, je hebt gekozen waar je wel en geen tijd aan besteedt. Wat je doet, doe je met aandacht en concentratie.

Wat zou het fijn zijn… dat je dan aan het einde van de dag merkt dat je opgelucht en tevreden je werkdag kunt afsluiten.

Ik hoor je denken: ‘ja leuk gefilosofeerd, maar de praktijk op mijn werk is echt weerbarstiger’. Er speelt zo veel, alles is belangrijk, zeker in deze tijd. Want als ik die klant niet binnenhaal, missen we cruciale omzet, als we de cijfers niet op orde hebben krijgen we intern problemen en zo zijn er nog wel 5 topprioriteiten. Het kan gewoon ECHT niet anders.

Hoe je het ook wendt of keert, ook jij hebt maar een beperkt aantal uur dat je kunt werken op een dag. Dus je kunt wel plannen om werk te doen voor 12 uur of nog meer, maar dan weet je zeker dat het niet gaat lukken. Dit is wel wat gebeurd als je alles op je todo lijst zet dat eigenlijk vandaag af moet. Met het al benoemde risico dat de moed je dan al op voorhand in de schoenen zakt en je iets gemakkelijks oppakt. En de garantie dat je aan het einde van de dag ontevreden bent omdat alles niet af is.

Het gaat er dus om dat je zoveel werk inplant als dat je kunt doen in 1 dag. Dat is op zich al een kunst, want inschatten hoeveel tijd iets kost is niet zo gemakkelijk. Het lijkt altijd sneller te kunnen dan in de realiteit blijkt. En daarbij komt er vaak ook nog het nodige aan onvoorzien langs op een dag.

Kiezen doe je aan het begin van de dag, niet gedurende de dag. Of nog beter aan het einde van de vorige dag. Je zal merken dat dit weerstand oproept, dat het echt moeilijk is om te kiezen. Maar realiseer je dan dat je die keuzes uiteindelijk altijd maakt, maar dan onbewust en met een vervelend gevoel als resultaat.

Tip! Maak je een indeling van je dag op een ‘things to do today’ blok of een A4 waarin je je werktijden zet in

Kortom, plan je werk dagelijks in de beschikbare tijd, dan weet je ‘s morgens al waar je de dag aan besteed. Je verkort je keuzemoment, waardoor je geen tijd en energie verliest aan continu wikken en wegen. Je zult zien dat je effectiviteit omhoog schiet, dat je met meer concentratie en plezier aan het werk bent en dat je aan het einde van de dag tevreden bent over wat je hebt gedaan.


Interessant blog? Like it op Facebook, +1 op Google, Tweet het of deel dit blog op andere bookmarking websites.

Geschreven door
Pro Blogger

Callista Roelofs gelooft in de kracht van mensen. Met haar bedrijf WaanBrekers begeleidt zij leidinggevenden en MT’s die worstelen met de Waan van de Dag om te doen wat er écht toe doet.


Bespreek dit artikel

INFO: You are posting the message as a 'Guest'