Organisatieverandering: het is en blijft een uitdaging

 uitdaging-1 > Organisatieverandering: het is en blijft een uitdaging | inVerbinding

Iedere verandering, groot en klein, is een uitdaging en ieder mens heeft hier van kinds af aan mee te maken. We worden dagelijks uitgedaagd op ons werk, in het verkeer, op sportief gebied maar ook op de waarheid.

Een verzekeraar wil naast een serviceafdeling ook een telefonische salesafdeling inrichten. Als deze plannen worden gepresenteerd tijdens het werkoverleg buitelen voor- en tegenstanders over elkaar heen. Er worden allerlei argumenten op tafel gegooid waarom het niet gaat lukken. De betrokken manager ziet snel in dat het op deze manier niet gaat lukken, waarop hij een voorstel doet. ‘Ik daag maximaal tien mensen uit om samen met mij deze salesafdeling op te zetten. Wie durft die uitdaging met mij aan te gaan?’ Aarzelend gaan er een paar handen omhoog en aan het eind van de bijeenkomst heeft hij zijn tien medewerkers.

Bij veranderingen spelen een aantal aspecten die een grote impact hebben:.

1. Van zekerheid naar onzekerheid
Bij iedere verandering ontstaan onzekerheden maar aan de andere kant verwerven mensen ook zekerheden. Dit geldt niet alleen voor positieve ervaringen, ook negatieve ervaringen tellen mee. De veranderbereidheid is immers afhankelijk van ervaringen uit het verleden. De zekerheden zijn uiteindelijk van onschatbare waarde, want hoe meer ieder mens er heeft, des te groter de veranderbereidheid is.

2. Hechten en onthechten
Ieder mens kent vele momenten van hechten en onthechten. Denk maar eens aan de eerste en laatste schooldag, je familie, het moment dat je de ouderlijke woning verlaat, culturen etc. Ook op het werk is de veranderbereidheid afhankelijk van de mate waarin medewerkers zich kunnen hechten en onthechten.

3. Behoudend en avontuurlijk
Avontuurlijke mensen zijn snel bereid de verandering aan te gaan: zij zien het als een uitdaging. Daarentegen zijn behoudende mensen veel minder veranderingsbereid. Het is belangrijk om met deze groep mensen rekening te houden.

4. Uitdagingen
Uitdaging en spanning zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en zal dit bij velen leiden tot persoonlijke ontwikkeling. Juist de mensen die op zoek zijn naar nieuwe uitdagingen zijn gemotiveerd om in de verandering mee te gaan en zetten de spanning om in energie.

Tijdens de eerste bijeenkomst voelen de tien medewerkers zich behoorlijk onzeker. Hoe gaan ze dit aanpakken? Wat gaan ze tegenkomen en lukt het überhaupt? En hoe gaan ze om met de sceptische reacties uit de organisatie? De manager stelt hen gerust: ‘zoek naar inspiratie in je eigen organisatie en in andere organisaties: hoe hebben zij dit aangepakt en waar moet je rekening mee houden? Ik heb voor jullie de kaders opgesteld waarbinnen je kunt werken. En als je ergens tegenaan loopt, vragen hebt of iets of iemand nodig hebt, kom je bij mij.’

Faciliteren en inspireren

Veel organisaties hebben een top-down structuur, waarbij van bovenaf wordt bepaald wat het beleid is en hoe de werkzaamheden worden uitgevoerd. Dat kan zelfs zo ver gaan dat alle werkzaamheden nauwkeurig worden vastgelegd in werkinstructies en protocollen waardoor er geen tot weinig ruimte ontstaat voor eigen initiatief. Er zijn medewerkers die dit als beklemmend ervaren, weer anderen voelen het als een zekerheid. Medewerkers die echter een actieve rol in het veranderingsproces mogen spelen zijn vaak de verandering zelf omdat zij voorbeeldgedrag laten zien. Het is wel belangrijk om een aantal kaders met elkaar af te spreken. Afspraken over het budget en de benodigde tijd zijn onontbeerlijk en daarnaast moeten medewerkers inzicht krijgen in bijvoorbeeld wettelijke bepalingen of beperkingen. Als ze dan aan de slag gaan wordt de rol van de manager een faciliterende. Denk hier bijvoorbeeld aan het organiseren van trainingen en workshops, het bezoeken van andere organisaties en begeleiding van de groep en/of de individuele medewerkers. Daarnaast is het waardevol om de groep te laten begeleiden door een onafhankelijk iemand, bijvoorbeeld een coach.

Een ander belangrijk aspect is het gehoor geven aan medewerkers die zich kritisch opstellen. Je kunt als groep besluiten om deze medewerkers bijvoorbeeld uit te nodigen om hun visie op de verandering te delen. Het mes snijdt hierbij aan twee kanten: deze groep medewerkers voelt zich serieus genomen én gehoord en er ontstaan mogelijk nieuwe inzichten en inspiratie die waardevol kunnen zijn voor het vervolg.

Ontdekken is ervaren

Medewerkers die de verandering zelf mogen organiseren, worden zo uitgedaagd om zich 100 procent in te zetten. In plaats van dat de organisatie allerlei restricties oplegt, denken zij zelf na over vraagstukken als: hoe willen wij gaan rapporteren? Wat willen we rapporteren en aan wie? Hoe leggen we afspraken vast en hoe spreken we elkaar daarop aan? Wanneer is het project een succes en wanneer het niet tot een succes leidt, wat kunnen we er dan van leren om het in de toekomst nog beter te doen? Dit zijn fantastische uitdagingen die energie geven en positief uitstralen op de organisatie. Het leidt uiteindelijk bij de rest van de organisatie tot het gevoel ‘ook daarbij te willen horen.’

De tien medewerkers bezoeken een aantal collega-bedrijven en winnen informatie in over de ontwikkeling van de salesafdelingen. Tijdens hun project ontdekken ze dat er op sommige punten gebrek aan kennis en kunde is en via hun manager wordt een extern trainingsbureau ingeschakeld om een aantal trainingen en workshops te verzorgen. Na vier maanden gaat de salesgroep ‘live’ en komen de eerste gesprekken binnen. Hoewel dit een spannende start is, voelen de medewerkers zich al snel vertrouwd met hun nieuwe taak. Na twee maanden volgt de eerste evaluatie en komen medewerkers en het management tot de conclusie dat het project op alle punten is geslaagd.

Het zijn de kleine dingen die het doen

Een andere uitdaging voor het management én de organisatie is om slim en klein de juiste dingen te doen. Je kunt namelijk met kleine stappen en doelen grote veranderingen faciliteren. Door aan de juiste touwtjes te trekken in de juiste volgorde, én de medewerkers te betrekken, wordt de organisatie stap voor stap, steen voor steen herschikt.

Het is de uitdaging om met kleine verbeteringen en vernieuwingen een grote beweging in gang te zetten.
-Ingrid de Moel.

Het Veranderalfabet

Dit is een hoofdstuk uit Het Veranderalfabet, geschreven door Erwin Damhuis. Het Veranderalfabet is  een inspirerende co-creatie van uitgeverij De Alfabetboeken, geschreven door Richard van der Lee, Pieter Taffijn, Margreet Oostenbrink, Erwin Damhuis, Ingrid Bennink, Robert den Broeder en Hans Kwakman. Het Veranderalfabet is als eBook voor € 3,95 verkrijgbaar bij De Alfabetboeken door op de afbeelding te klikken.

verander-200 > Organisatieverandering: het is en blijft een uitdaging | inVerbinding


Interessant blog? Like it op Facebook, +1 op Google, Tweet het of deel dit blog op andere bookmarking websites.

Geschreven door
Pro Blogger

Erwin Damhuis is ondernemer, coach en een bevlogen veranderaar die er van overtuigd is dat verandering het beste in de mens naar boven brengen. 


Bespreek dit artikel

INFO: You are posting the message as a 'Guest'